Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat das Anwendungsschreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern neu veröffentlicht. Insbesondere wurde die aktuelle Rechtsprechung zu den Themen „erste Tätigkeitsstätte“ und „Mahlzeitengestellung“ eingearbeitet.

Unter anderem folgende Änderungen und Anpassungen wurden im Schreiben vom 25. November 2020 vorgenommen: 

1. Erste Tätigkeitsstätte
Das Schreiben stellt in Randziffer (Rz.) 3 klar, dass Tätigkeitsstätte eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung ist, die räumlich zusammengefasste Sachmittel umfasst, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dienen und mit dem Erdboden verbunden oder dazu bestimmt sind, überwiegend standortgebunden genutzt zu werden. Damit wird das BFH-Urteil vom 11. April 2019 (Az. VI R 12/17) umgesetzt.

In Rz. 9 führt das Schreiben zur zeitlichen Zuordnung nun aus, dass die vorrangige maßgebliche dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber außerhalb des Dienst- oder Arbeitsvertrags erfolgen kann und unabhängig davon ist, ob sich der Arbeitgeber der steuerlichen Folgen bewusst ist. Die Zuordnungsentscheidung muss nicht dokumentiert werden, sondern kann sich auch ergeben aus: Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnungen, dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder vom Arbeitgeber als Nachweis seiner Zuordnungsentscheidung vorgelegten Organigrammen.

In Rz. 14 stellt das Schreiben klar, dass eine Zuordnung unbefristet ist, wenn die Dauer der Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte nicht kalendermäßig bestimmt ist und sich auch nicht aus Art, Zweck oder Beschaffenheit der Arbeitsleistung ergibt. Auch der Umstand, dass der Arbeitnehmer jederzeit einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet werden könnte, führt nicht zur Annahme einer befristeten Zuordnung. 

2. Fahrtkosten
In Rz. 38 wurden als Beispiele für einen Sammelpunkt, der Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, das Busdepot und der Fährhafen aufgenommen. Fahrtkosten für diese Fahrten dürfen nur durch den Ansatz der Entfernungspauschale (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 und Absatz 2 EStG) steuerlich berücksichtigt werden. 

3. Verpflegungsmehraufwand
In Rz. 74 wurde die Definition Mahlzeit ergänzt. Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss, etwa belegte Brötchen, Kuchen und Obst sein. Die etwa auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien und unbelegte Backwaren erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen zu keiner Kürzung der Pauschalen. Damit wird auch das BFH-Urteil zum Frühstück mit unbelegten Brötchen vom 3. Juli 2019 (Az. VI R 36/17) umgesetzt.

Mit der Anpassung der Rz. 75 wurde das BFH-Urteil vom 7. Juli 2020 zum Aktenzeichen VI R 16/18 umgesetzt. Ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag, ist für die Kürzung der Verpflegungspauschalen unbeachtlich. Das Zurverfügungstellen einer Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfordert nicht, dass der Arbeitnehmer die Mahlzeit auch tatsächlich einnimmt. Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, ist insoweit ebenfalls unerheblich. Die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung unterbleibt nur, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, beispielsweise weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.

In Rz. 88 ff wurden Aussagen zur Minderung des Kürzungsbetrags bei Verpflegungspauschalen aufgenommen. Nimmt der Arbeitnehmer eine ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht ein, kann ihm der Arbeitgeber eine weitere gleichartige Mahlzeit nach den Grundsätzen der arbeitsrechtlichen Erstattung und Belegvorlage beim Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Für die Betrachtung der 60-Euro-Grenze sind die Kosten beider Mahlzeiten zusammenzurechnen. Sofern der Arbeitnehmer für eine solche weitere vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, kommt eine Minderung des Kürzungsbetrags in Betracht. Ein Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers bei seiner Einkommensteuerveranlagung durch die Vorlage von Belegen für eine auf eigene Veranlassung eingenommene Verpflegung anstelle der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit ist ausgeschlossen. Hier bleibt es bei der typisierenden Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschalen (§ 9 Absatz 4a Satz 8 EStG). Hierzu gibt es zahlreiche Beispiele.

4. Doppelte Haushaltsführung
In Rz. 102 und 103 wurden die aktuellen Urteile zur doppelten Haushaltsführung aufgenommen. 

5. Sonstiges
In Rz. 131 wurde aufgenommen, dass zur Abgeltung der notwendigen Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, ab 1. Januar 2020 einheitlich im Kalenderjahr eine Pauschale von 8 Euro für jeden Kalendertag berücksichtigt werden kann, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Absatz 4a Satz 3 Nummer 1 und 2 sowie Satz 5 zur Nummer 1 und 2 EStG beanspruchen könnte. Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Arbeitnehmern beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten, wenn der Arbeitgeber keine weiteren Erstattungen für Übernachtungskosten leistet oder der Arbeitnehmer keine weiteren Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend macht. Die übrigen Voraussetzungen des § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5b EStG müssen erfüllt sein.

Das aktuelle Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 und ist in allen noch offenen Fällen anzuwenden. 

• BMF-Schreiben vom 25. November 2020: Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern