Brasilien: Legalisierung von Urkunden durch Konsulate nicht mehr erforderlich
Importeure in Brasilien haben in der Vergangenheit vereinzelt Ursprungszeugnisse, Handelsrechnungen sowie andere dem Außenwirtschaftsverkehr dienende Bescheinigungen vom Exportbetrieb in Deutschland gewünscht, die nach der Bescheinigung durch die IHK noch von einem brasilianischen Konsulat bestätigt (legalisiert) werden mussten, um in Brasilien anerkannt zu werden.
Laut einer Anweisung des brasilianischen Außenministeriums (MRE) dürfen die brasilianischen Generalkonsulate ab dem 14. August 2016 keine Dokumente mehr legalisieren/überbeglaubigen.
Die Konsulate hatten mit der Legalisierung die Echtheit von vorgelegten Urkunden/Dokumenten bescheinigt und erst nach dieser Bestätigung wurde die Anerkennung der Schriftstücke in Brasilien erreicht.
Schriftstücke, die bis zum 14. August 2016 vom Generalkonsulat legalisiert/bestätigt werden/wurden, finden in der Übergangsphase bis zum 14. Februar 2017 weiterhin noch die Anerkennung in Brasilien, so dass laufende Geschäfte durch diese Veränderung nicht gefährdet sind.
Der Wegfall der Legalisierung führt aber leider nicht wie anfangs erhofft in allen Fällen zu einer Erleichterung, weil zu berücksichtigen ist, dass ab dem 14. August 2016 anstelle der Legalisierung „bestimmte Dokumente“ mit einer „Haager Apostille“ versehen werden müssen, um in Brasilien anerkannt zu werden. Das ist eine ähnliche Bestätigung wie die bisherige Legalisierung allerdings nicht von den brasilianischen Konsulaten.
Zu diesen „bestimmten Dokumenten“ zählen leider auch Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen wie u.a. Ursprungszeugnisse und Handelsrechnungen von deutschen Exportbetrieben. Sie benötigen künftig zwar keine Legalisierung mehr aber dafür eine Apostille, weil Artikel 1 Abs. 3 b.) des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation dafür nicht die Befreiung vorsieht sondern diese Dokumente von der Sonderregelung ausnimmt.
Aus Sicht der IHK Hannover ist die Verunsicherung jetzt recht groß, weil es vorkommen mag, dass
- die Ausnahmeregelung den Importbetrieben in Brasilien nicht so klar erkennbar ist (beispielsweise ist künftig ein Stempel von der Polizeidirektion Hannover auf dem Dokument statt der Stempel vom brasilianischen Konsulat) oder
- weil die Exportbetriebe in Deutschland vom Entfallen einer Bestätigung ausgehen (die Ausnahme von der Sonderregelung ist schon sehr versteckt in dem Übereinkommen) oder
- weil die Exportbetriebe noch (weiterhin) Dokumente an ein brasilianisches Konsulat mit der Bitte zur Legalisierung senden (weil das ja immer so gemacht wurde…) und sie unbearbeitet zurück erhalten.
Wenn zukünftig eine Apostille tatsächlich für „bestimmte Dokumente“ (wie z. B. Ursprungszeugnisse oder Handelsrechnungen) nach den Bestimmungen des Haager Übereinkommens verlangt werden sollte, weil es die Vorgaben in Brasilien fordern oder es der brasilianische Kunde wünscht, ist es sinnvoll, sich mit den notwendigen Hintergrundinformationen zu beschäftigen. Dazu gehören unter anderem die Fragen:
- Was ist eigentlich eine Apostille?
- Wer darf diese Bestätigung in Deutschland im jeweiligen Bundesland ausfertigen?
Bisher wurde der Apostillen-Ablauf noch nicht einheitlich für ganz Deutschland geregelt. Die Zuständigkeit liegt noch in den Händen der Bundesländer. Näheres dazu finden Sie unter den beiden folgenden Links:
Die Apostille auf Ursprungszeugnissen und Handelsrechnungen, die zuerst von IHKs bestätigt sind, findet beispielsweise in Niedersachsen anschließend durch die Polizeidirektionen in Braunschweig, Göttingen, Hannover, Lüneburg, Oldenburg und Osnabrück statt.
Nach Ansicht der IHK Hannover hatte man gehofft, dass besonders Exportunternehmen von dieser Erleichterung (Wegfall der Legalisierung) profitieren könnten und damit weniger Aufwand und Kosten für die Dokumentation erforderlich sei.
Nach dem Beitritt von Brasilien zum Carnet ATA-Verfahren Ende Juni 2016 zur Vereinfachung der Einfuhrförmlichkeiten für Messe- bzw. Ausstellungsgut sowie Berufsausrüstung wäre dieses die zweite positive Veränderung zur Förderung der internationalen Zusammenarbeit gewesen. Eine äußerst notwendige und sehr begrüßenswerte Entwicklung aus Sicht der IHK, die allerdings durch die „Ausnahme von der Befreiung“ wieder einen vergleichbaren Aufwand verursacht wie bisher die Legalisierung über die Konsualte.
