Die deutsche Zollverwaltung hat ihre Rechtsauffassung zur Aufbewahrungsfrist von Lieferantenerklärungen dargestellt. Die Vorschriften des § 147 der Abgabenordnung (AO) sind demnach auch auf Lieferantenerklärungen anwendbar.

Für die Aufbewahrung gilt daher:
Bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 UZK. Aus diesem Grunde sind sie abweichend von den Regelungen in den Ursprungsprotokollen bzw. Art. 51 UZK gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a i.V.m. Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren (Ablauf des laufenden Jahres plus 10 Jahre).

Die Frist, die in den Präferenzabkommen genannt ist (mindestens 3 Jahre), wird in der Bundesrepublik als eine Art "Mindestfrist" verstanden, die durch besondere Vorgaben des nationalen Rechtes verlängert werden muss.

Die IHK-Organisation weist zusätzlich darauf hin, dass nach der rein praktischen Sichtweise die Lieferantenerklärungen unabhängig vom eingetragenen Gültigkeitszeitraum und der zuvor genannten Aufbewahrungsfrist so lange benötigt werden, wie sich noch Ware aus dem angegebenen Bezugszeitraum/aus der angegebenen Lieferung im Unternehmen befindet.

Aus den Beratungen und Seminaren haben die IHKs erfahren, dass es häufig zu Fehlinterpretationen kommt, weil man den in der Lieferantenerklärung genannten Gültigkeitszeitraum gleichzeitig auch als Verwendungszeitpunkt einstuft. D.h. eine Lieferantenerklärung aus dem Jahr 2004 (galt für alle Lieferungen vom 1. Januar 2004 bis zum 31.12.2004) kann unabhängig von den zuvor genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch als Präferenzvornachweis/Ursprungsnachweis dienen, wenn sich diese Ware noch im Lager befinden sollte und erst heute ein Verkauf erfolgt.