Das Bundesfinanzministerium hat seine Rechtsauffassung zur Aufbewahrungsfrist von Lieferantenerklärungen dargestellt. Die Vorschriften des § 147 der Abgabenordnung (AO) sind demnach auch auf Lieferantenerklärungen anwendbar. Dies bedeutet, dass Lieferantenerklärungen sechs Jahre aufzubewahren sind. Wurde der Text der Lieferantenerklärung auf einer Rechnung oder sonstigen Unterlage im Sinne des §147 Abs. 1 Nr. 4 oder 4a abgegeben, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf zehn Jahre.

Die Frist, die in den Präferenzabkommen genannt ist (mindestens 3 Jahre), wird in der Bundesrepublik als eine Art "Mindestfrist" verstanden, die durch besondere Vorgaben des nationalen Rechtes verlängert werden muss.

Die IHK-Organisation weist zusätzlich darauf hin, dass nach der rein praktischen Sichtweise die Lieferantenerklärungen unabhängig vom eingetragenen Gültigkeitszeitraum und der zuvor genannten Aufbewahrungsfrist so lange benötigt werden, wie sich noch Ware aus dem angegebenen Bezugszeitraum/aus der angegebenen Lieferung im Unternehmen befindet.

Aus den Beratungen und Seminaren haben die IHKs erfahren, dass es häufig zu Fehlinterpretationen kommt, weil man den in der Lieferantenerklärung genannten Gültigkeitszeitraum gleichzeitig auch als Verwendungszeitpunkt einstuft. D.h. eine Lieferantenerklärung aus dem Jahr 2004 (galt für alle Lieferungen vom 1. Januar 2004 bis zum 31.12.2004) kann unabhängig von den zuvor genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch als Präferenzvornachweis/Ursprungsnachweis dienen, wenn sich diese Ware noch im Lager befinden sollte und erst heute ein Verkauf erfolgt.