Vergabeplattformen: Digitale Angebote müssen fristgerecht hochgeladen werden

Funktioniert bei einem Bieter in einem elektronischen Vergabeverfahren das Hochladen von Dokumenten nicht auf Anhieb und führt dies zu einer zeitlichen Verzögerung mit der Folge des Versäumnisses der Angebotsfrist, fällt dies in den Verantwortungsbereich des Bieters. Genauso wie ehedem bei der postalischen Zusendung von Angeboten ein Bieter den Zustellweg einzukalkulieren hatte, so müssen jetzt mögliche Vorab-Installationen oder Aktualisierungen auf dem eigenen PC im Zusammenhang mit der zu nutzenden Plattform berücksichtigt werden.
Deshalb sollten Bieter rechtzeitig mit der Angebotserstellung fertig sein, um einen Zeitpuffer für die digitale Abwicklung zu haben.

Der Fall:
Ausgeschrieben war ein elektronisches Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, aufgeteilt in zwei Lose. Fristablauf für den Eingang der Erstangebote war der 13. Februar 2020, 11.30 Uhr. Die Angebote eines Bieters gingen am 13. Februar 2020 um 11.37 Uhr auf der E-Vergabe-Plattform, die der öffentliche Auftraggeber nutzte ein.

Der öffentliche Auftraggeber schließt die Angebote nach § 31 Abs. 2 Nr. 5 VSVgV wegen nicht fristgerechten Eingangs aus. Eine Nachschau der beiden Angebotsvordrucke des Bieters ergab, dass ein Angebot um 11.08 Uhr, das andere um 11.30 Uhr signiert wurde, also kurz vor bzw. zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist.

Der Bieter rügte seinen Ausschluss und machte geltend, er habe die Verspätung nicht zu vertreten. Die verspätete Angebotsabgabe habe hier darauf beruht, dass zunächst ein Update der vom öffentlichen Auftraggeber vorgegebenen E-Vergabe-App habe installiert werden müssen. Die Gründe für die Verspätung beruhten damit auf Umständen, die in der Risikosphäre des öffentlichen Auftraggebers lägen. Er wandte sich damit an die zuständige Vergabekammer.

Die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt urteilt, dass der Bieter den verspäteten Eingang zu vertreten hat. Dies ergibt sich nach Ansicht der Vergabekammer einmal bereits daraus, dass der Bieter nach seinen eigenen Angaben zweiundzwanzig Minuten vor Ablauf der Angebotsfrist mit dem gesamten Hochladevorgang begonnen hat. Zwar steht es einem Bieter zu, die Angebotsfrist auszuschöpfen. Vorliegend ist jedoch weder durch den Bieter geltend gemacht noch sonst erkennbar, dass es einen auf das Fristenregime des öffentlichen Auftraggebers zurückgehenden sachlichen Grund gegeben hat, erst so kurzfristig mit dem Hochladen des Angebote zu beginnen.

Wenn das Hochladen der Dokumente nicht auf Anhieb funktioniert und dies zu einer sehr geringfügigen zeitlichen Verzögerung führt mit der Folge des Versäumnisses der Angebotsfrist, so fällt dies in die Sphäre des Bieters, der verantwortlich ist für die Organisation seiner internen Abläufe.

Ein Nicht-Vertreten-Müssen des Bieters ist bei dieser Sachlage nur dann anzunehmen, wenn erwiesenermaßen eine von der Vergabestelle zu vertretende Fehlfunktion des elektronischen Systems vorgelegen hat. Hier wurde bei einem Los die elektronische Signatur erst um 11.30 Uhr angebracht, so dass die Kausalität der Aktualisierung der App, die für das Hochladen erforderlich ist, für den verspäteten Eingang schon nicht erkennbar ist. Für beide Lose gilt, dass die App eine Anwendungssoftware darstellt, die auf dem PC des Nutzers implementiert wird. Die App und ihr Funktionieren hängen ab von der Konstellation des lokalen PC, auf die der öffentliche Auftraggeber keinen Einfluss hat. Die App liegt daher in dem Verantwortungsbereich des Nutzers, also des Bieters.