E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen des Bundes Pflicht

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist nach der ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV).

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingereicht. Für die Nutzung der ZRE Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich.

Im Land Niedersachsen müssen öffentliche Auftragnehmer E-Rechnungen entgegennehmen. Lieferanten wird empfohlen, E-Rechnungen einzureichen.

Dazu bietet das Land allen niedersächsischen Auftraggebern mit der zentralen ePoststelle, die Möglichkeit zur Entgegennahme von eRechnungen an. Alle Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung und eine Vielzahl von öffentlichen Auftraggebern aus der mittelbaren Landesverwaltung nutzen auch diese zentrale ePoststelle. eRechnungen an öffentliche Auftraggeber, die an die zentrale ePoststelle angebunden sind, können über das Niedersächsische Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online  (NAVO) oder per E-Mail an eRechnung@niedersachsen.de gesendet werden. Unabhängig davon, ob der Auftraggeber die zentrale ePoststelle verwendet, ist vorab die Leitweg-ID von diesem zu erfragen. Gegebenenfalls wurde diese bereits im Auftrag mitgeteilt.

eRechnungen müssen dem Standard XRechnung oder einem anderen gültigen Standard gemäß der Europäischen Norm 16931 entsprechen. Sollte keine eigene Software zur Erstellung von eRechnungen zur Verfügung stehen, können auch Dienstleister genutzt oder ein Weberfassungsassistent verwendet werden.

Das Forum elektronische Verwaltung bietet einen Überblick über den Sachstand in den Bundesländern.