Recht und Steuern

Pflichtangaben in Rechnungen

1. Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält umfassende Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Bedeutung haben diese Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. So wird im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) unter anderem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.                                                 
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er im Regelfall verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Leistungen gilt eine verkürzte Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung der Lieferung bzw. Leistung.
Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt eine Rechnungsstellungspflicht grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Die Steuerpflicht ist grundsätzlich nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung, das heißt auch über steuerbefreite Umsätze muss eine Rechnung ausgestellt werden. Eine Ausnahme gilt für steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Allerdings kann sich eine Abrechnungspflicht hier aus anderen (insbesondere zivilrechtlichen) Gründen ergeben.
Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Bei der Erstellung einer rechnungsersetzenden Gutschrift (z.B. bei Provisionsabrechnungen) ist auf dem Abrechnungsdokument der Begriff „Gutschrift“ förmlich anzubringen.

2. Einzelheiten zu den Rechnungspflichtangaben

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss grundsätzlich die folgenden Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG):
  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung,
  4. fortlaufende Rechnungsnummer,
  5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
  7. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nettobetrag) und im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts,
  8. Steuersatz, Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung,
  9. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers,
  10. bei Abrechnung per Gutschrift die Angabe "Gutschrift".

Zu 1: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Gemäß § 31 Abs. 2 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) genügt es, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Nach Abschnitt 14.5. UStAE reicht jede Art von Anschrift, sofern der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger unter dieser Anschrift erreichbar sind. Dabei ist es unerheblich, ob die wirtschaftlichen Tätigkeiten des leistenden Unternehmers unter der Anschrift ausgeübt werden, die in der von ihm ausgestellten Rechnung angegeben ist. Verfügt der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger über ein Postfach, über eine Großkundenadresse oder über eine c/o-Adresse, genügt die jeweilige Angabe in der Rechnung den Anforderungen an eine vollständige Anschrift (14.5 Abs. 2 Satz 6 UStAE)
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Entsprechendes gilt für die Angabe der Anschrift einer Zweigniederlassung, einer Betriebsstätte oder eines Betriebsteils des Unternehmens (14.5. Abs.4 UStAE).

Zu 2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Auf der Rechnung ist entweder die vom inländischen Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. des leistenden Unternehmers anzugeben.
Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen.
Bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z.B. Miete) werden vielfach keine gesonderten Rechnungen gestellt, sondern die regelmäßigen Zahlungen auf Grund eines zivilrechtlichen Vertrages geleistet. Auch diese (rechnungsersetzenden) Verträge müssen die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben.
Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13 b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG erforderlich. In diesen Fällen ist ergänzend die USt-IdNr. des Leistungsempfängers anzugeben.
Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Der Vorsteuerabzug bleibt jedoch erhalten, wenn die Steuernummer oder die inländische USt-IdNr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (15.2a Abs. 6 UStAE).

Zu 4. Fortlaufende Rechnungsnummer
Durch die Rechnungsnummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Die Bildung verschiedener Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche ist zulässig, z.B. nach Zeiträumen, verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nach Abschnitt 14.5. Abs. 10 UStAE ist eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend.
Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z.B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.
Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.
Hinweis: Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn die Rechnungsnummer unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (15.2a Abs. 6 UStAE).

Zu 5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Gemäß Abschnitt 14.5 Abs. 15 Satz 5 UStAE muss die Bezeichnung eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z.B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z.B. Geschenkartikel, reichen nicht aus. Gleiches gilt für die Beschreibung "Beratungsleistungen".

Zu 6. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
Gemäß § 31 Abs. 4 UStDV ist die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern sich hieraus ausdrücklich das Liefer-/Leistungsdatum ergibt. Die Angabe des Lieferscheindatums ohne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht, reicht dagegen nicht aus (14.5 Abs.16 UStAE).
Für die Frage, ob ein entsprechender Hinweis auch vom Leistungsempfänger stammen darf, enthält der UStAE den Hinweis, dass zwar die Ergänzung der Rechnung nur durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden darf (14.11 Abs. 2 UStAE), es jedoch in diesem speziellen Punkt für unbedenklich gehalten werde, wenn der Empfänger das Lieferdatum anhand der sonstigen Geschäftsunterlagen (z.B. des Lieferscheins) ergänzt oder nachweist (15.11 Abs. 3 UStAE).
In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies z. B. gilt auch beim im Einzelhandel üblichen „Kauf über den Ladentisch“.
Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Lieferungs-/Leistungszeitpunkts kann im Einzelfall schwierig sein. Hier ausgewählte Fälle:
  • Bei Abhollieferungen, wie sie im Einzelhandel üblich sind, ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Übergabe der Ware an den Käufer.
  • Bei bewegten Lieferungen, zu denen Umsatzgeschäfte gehören, bei denen der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder Dritte (Spediteur) befördert oder versendet wird, ist der Lieferzeitpunkt stets der Zeitpunkt, an dem die Beförderung und Versendung an den Abnehmer beginnt.
  • Bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft (§ 3 Abs. 6a UStG) richtet sich der Zeitpunkt der Lieferung nach den zwischen den Beteiligten vereinbarten Lieferklauseln (Incoterms). Bei Lieferung frei Haus (DDP) ist der Lieferzeitpunkt bei Eintreffen der Ware beim Empfänger, bei Lieferung ab Werk (EXW) ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Abgang der Ware aus dem Lager des Lieferanten.
  • Bei Werklieferungen, d.h. wenn der Unternehmer die Be-/Verarbeitung eines Gegenstandes übernommen hat und dabei selbst beschaffte Hauptstoffe verwendet hat, ist der maßgebliche Zeitpunkt der Werklieferung die Fertigstellung und Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber.
  • Bei sonstigen Leistungen jeglicher Art liegt der maßgebliche Zeitpunkt grundsätzlich bei deren Fertigstellung bzw. Beendigung und Abnahme. Bei zeitlich begrenzten Dienstleistungen ist die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt, es sei denn, die Beteiligten hatten Teilleistungen vereinbart (13.1 Abs. 3 UStAE).
  • Ist in einem Vertrag – z.B. Miet- oder Pachtvertrag oder Wartungsvertrag – der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es aus, wenn sich dieser Zeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen, z.B. aus den Überweisungsaufträgen oder den Kontoauszügen, ergibt.
  • Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts nur dann erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. Weitere Einzelheiten zu Anzahlungsrechnungen siehe Abschnitt 14.8 UStAE.

Zu 7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nettobetrag) und im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Im Fall der Vereinbarung von Skonti, Boni und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Nach Abschnitt 14.5 Abs. 19 UStAE genügt eine Angabe, wie "2 % Skonto bei Zahlung bis ..." oder „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“. Letzteres bedingt, dass die Vereinbarungen in Schriftform vorhanden sind und ohne Verzögerung vorgelegt werden können.

Zu 8. Steuersatz, Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG oder der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) nennt. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z.B. „steuerfreie Ausfuhrlieferung“, „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermittlung einer Ausfuhrlieferung“.

Zu 9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen nichtunternehmerischen Leistungsempfänger (z.B. Privatperson), ist der leistende Unternehmer verpflichtet, in der Rechnung darauf hinzuweisen, dass der private Auftraggeber die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren hat, zum Beispiel durch einen Zusatz: "Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken zwei Jahre lang aufzubewahren".

Zu 10. Gutschrift
Bei Abrechnung per Gutschrift muss die Rechnung die Angabe "Gutschrift" enthalten. Darüber hinaus kommt die Anerkennung von Formulierungen in Betracht, die in anderen Amtssprachen für diesen Begriff in Artikel 226 Nr. 10 a MwStSystRL der jeweiligen Sprachfassung verwendet werden (z.B. „ Self-billing“). Die Verwendung anderer Begriffe ist nicht ausreichend. Gleichwohl ist der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht allein wegen begrifflicher Unschärfen zu versagen, wenn die gewählte Bezeichnung hinreichend eindeutig ist (z.B. Eigenfaktura), die Gutschrift im Übrigen ordnungsgemäß erteilt wurde und keine Zweifel an ihrer inhaltlichen Richtigkeit bestehen.

3. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen

In den folgenden besonderen Fällen sind neben den allgemeinen Rechnungsangaben zusätzliche Angaben in die Rechnung aufzunehmen:
  • Bei Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) und innergemeinschaftliche sonstige Leistungen sind zusätzlich die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers anzugeben.
  • Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung eines neuen Fahrzeugs ist zu beachten, dass die Fahrzeugmerkmale zu benennen sind und dass es sich um ein Neufahrzeug handeln muss.
  • Bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften nach § 25b UStG ist neben den USt-IdNrn. ein Hinweis auf die Sonderregelung und die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers aufzunehmen.
  • Beim innergemeinschaftlichen Verbringen von Gegenständen besteht keine Pflicht zur Rechnungstellung, weil Belege in diesem Fall weder als Abrechnungen anzusehen sind noch eine Außenwirkung entfalten. Nach Auffassung der Finanzverwaltung hat der inländische Unternehmensteil dem ausländischen Unternehmensteil lediglich einen Beleg (Pro-forma-Rechnung) auszustellen, in dem die verbrachten Gegenstände aufgeführt sind und der die Bemessungsgrundlagen sowie die USt-IdNrn. der beiden Unternehmensteile enthält.
  • In Fällen der Steuerschuldumkehr ist der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" erforderlich. Fehlt der Hinweis in der Rechnung, wird der Leistungsempfänger von der Steuerschuldnerschaft nicht entbunden. Der Vorsteuerabzug ist auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld gegeben, wenn die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen.
Die Steuer darf nicht gesondert ausgewiesen werden, da diese der Leistungsempfänger - und nicht wie üblicherweise der Leistende - abzuführen hat. Weist der leistende Unternehmer die Steuer in der Rechnung dennoch gesondert aus, wird diese Steuer von ihm nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet.
  • In den Fällen der Besteuerung von Reiseleistungen nach § 25 UStG muss die Rechnung die Angabe "Sonderregelung für Reisebüros" und in den Fällen der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG die Angabe "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung", "Kunstgegenstände/Sonderregelung" oder "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung" enthalten. Ein gesonderter Steuerausweis ist in diesen Fällen unzulässig und ein Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen ausgeschlossen.

4. Kleinbetragsrechnung

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften (§ 33 UStDV). Hier genügen folgende Angaben:
  1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. Ausstellungsdatum,
  3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
  4. Entgelt (Nettobetrag) und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Ähnliche Vereinfachungen gelten auch für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der § 3c (Ort der Lieferung in besonderen Fällen), § 6a (innergemeinschaftliche Lieferung) oder § 13b UStG (Leistungsempfänger als Steuerschuldner).

5. Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer

Der umsatzsteuerliche Kleinunternehmer ist auch Unternehmer. Das heißt, auch ein Kleinunternehmer muss die Rechnungspflichtangaben beachten. Besonderheit ist jedoch, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen, da ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen darf. Sie wird bei ihm nicht erhoben.
Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht zwar nicht. Es empfiehlt sich jedoch ein Hinweis, da andernfalls eine Zahlungsverzögerung drohen kann, wenn der Rechnungsempfänger bei einer Rechnungseingangskontrolle den mangelnden Steuerausweis beanstandet. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz geschehen: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)".

6. Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form erstellt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat.
Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt. Rechnungen können daher ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Faxgeräte gelten nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen. Ist dagegen auf der Empfängerseite auch ein Serverfax beteiligt, ordnet die Finanzverwaltung die Rechnungen als elektronische Rechnungen ein.
Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „für das menschliche Auge“.
An die Erfüllung dieser Kriterien stellt die Finanzverwaltung keine überzogenen Anforderungen. Digitale Signaturen können zwar, müssen aber nicht angewendet werden. Gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, reichen aus. Dem genügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Ein verlässliches innerbetriebliches Kontrollverfahren in der einfachsten Form kann auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen. Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht statuiert (14.4 Absätze 4 bis 6 UStAE).

7. Aufbewahrung von Rechnungen

Der Unternehmer hat gemäß § 14b Abs. 1 UStG aufzubewahren:
  • ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,
  • alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden, das heißt, eine Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Rechnung ausschließlich als Papierausdruck ist nicht zulässig. Bei Papierrechnungen ist eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter strenger Beachtung der Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ möglich.
Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ gewährleistet werden.
Für den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist letztlich wichtig, dass der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen will, den Beweis dafür erbringen kann, dass ihm die Originalrechnung im Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs vorgelegen hat, da er hierfür die Beweislast trägt. Bei Rechnungen auf Thermopapier ist daher dringend anzuraten, diese - sofern sie nicht gescannt und elektronisch aufbewahrt werden - auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften. Denn Rechnungen auf Thermopapier haben den Nachteil, dass die Schrift allmählich verblasst und nicht mehr lesbar wird.
Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro verhängen (§ 26a UStG).

8. Berichtigung von Rechnungen

Da der Leistungsempfänger für den Vorsteuerabzug im Besitz einer ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung sein muss (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG), kann er vom Rechnungsaussteller eine Berichtigung verlangen, wenn die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt und der Vorsteuerabzug bei ihm dadurch gefährdet würde.
Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn in diesem Dokument die ursprüngliche Rechnungsnummer angegeben ist. Nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in der Rechnung müssen ergänzt oder berichtigt werden. Die Rückgabe der ursprünglichen Rechnung durch den Leistungsempfänger ist nicht erforderlich.

9. Rechnungsmuster