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Geschäftsreisen: Reisesicherheit im Auslandsgeschäft

Unternehmen müssen sich zunehmend mit der Sicherheit ihrer Mitarbeiter auf Geschäftsreisen beschäftigen. Zentral sind dabei eine gute Prävention und die richtige Unterstützung im Krisenfall.

Informationsquellen

Um im Wettbewerb bestehen zu können, weiten viele deutsche Unternehmen ihre Auslandsaktivitäten kontinuierlich aus. Mit der zunehmenden Zahl der Zielländer wird es allerdings immer schwieriger, einen Überblick über die Besonderheiten und Gefährdungsrisiken vor Ort zu behalten. Während sich bei großen Unternehmen eigene Sicherheitsabteilungen um diese Informationen kümmern, verfügen mittelständische Unternehmen in der Regel nur selten über ausreichende personelle Ressourcen, um sich selbst umfassend mit dem Thema zu beschäftigen.
Relativ einfach verhält es sich bei der Informationsbeschaffung zum Thema Gesundheit. So erhalten Reisende auf den Internetseiten des Auswärtigen Amts sowie in verschiedenen privaten Internetforen, bei Tropeninstituten und natürlich bei persönlichen ärztlichen Beratungen vielfältige Hinweise auf gesundheitliche Gefährdungen, Impfempfehlungen oder Ratschläge für ein entsprechendes Vorsorgeverhalten.

Hilfe im Schadensfall

Für viele „Standard-Schadensfälle“ wie Krankheit, Diebstahl, Haftpflichtfälle oder Unfall, gibt es von Versicherungen darüber hinaus eine Vielzahl von Policen, die mögliche Schadensfälle auch im internationalen Rahmen abdecken. Dabei bieten viele Versicherungen neben der eigentlichen Schadensregulierung zusätzliche Informationen und Hilfeleistungen, indem sie bereits vor Reiseantritt über das Reiseziel informieren oder während der Geschäftsreise rund um die Uhr Notrufnummern bereitstellen, um im Schadensfall eine ärztliche oder anwaltliche Hilfe vor Ort zu koordinieren, einen Dolmetscher zu stellen, sofort fällige Kosten vorzustrecken oder bei der Ersatzbeschaffung von Reisedokumenten behilflich zu sein.
Die Versicherungsbedingungen sind allerdings zum Teil sehr unterschiedlich gestaltet. So gibt es etwa unterschiedliche zeitliche Begrenzungen bei der versicherten Reisedauer, decken beispielsweise nicht alle Auslandskrankenversicherungen automatisch auch Dienstreisen ab oder sind auch Rücktransporte nach Deutschland nicht immer eingeschlossen. Ebenso unterschiedlich können auch die Deckungssummen und andere Vertragsein- und -ausschlüsse sein, wie etwa für die Übernahme von Kosten für Ersatzmitarbeiter oder die Schadensübernahme bei Flugverspätungen oder Gepäckverlust.

Risikogebiete

Weitaus schwieriger als bei Reisen in relativ sichere Länder stellt sich die Schadensvermeidung und -absicherung bei Reisen in Gebiete mit besonderen Risikolagen bzw. in Krisengebiete dar, die mit erheblichen Gefahren für Leib und Leben der Mitarbeiter (zum Beispiel durch Entführungen und Erpressungen bzw. terroristischen Anschlägen oder politischen Unruhen) verbunden sind. Eine Umfrage der Corporate Trust und des Handelsblattes weist darauf hin, dass auch in diesen Fällen nur selten eine ausreichende Vorbereitung erfolgt. So gaben 56,6 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie bei Auslandsreisen keine besonderen Sicherheitsvorkehrungen treffen. Am häufigsten (15 Prozent) fand vor Reiseantritt zumindest eine Bewertung der Sicherheitslage statt (siehe Grafik).
Erste Hinweise auf die Gefahrenpotentiale in einer Region bieten so genannte Risk-Maps, wie sie von verschiedenen Sicherheitsfirmen oder Versicherungsmaklern erstellt werden. Sie geben allerdings nur grob die Risiken wieder, da sie nur allgemeine Aussagen zu einem Land bieten und in der Regel nicht nach Risikoarten oder regionalen Besonderheiten innerhalb des Landes unterscheiden.

Reise & Sicherheit

Die Informationen des Auswärtigen Amtes gehen hier einen Schritt weiter. Unter der Rubrik „Reise & Sicherheit“ finden sich nicht nur grundlegende Hinweise zu Reisefragen wie etwa zur Gesundheitsvorsorge, sondern auch Reisehinweise und Reisewarnungen. Ein besonders wichtiges Sicherheitsangebot ist die „ Anmeldung zur Krisenvorsorge“. Hiermit können deutsche Staatsangehörige die betreffende Deutsche Botschaft über eine freiwillige Online-Registrierung über ihren Aufenthalt informieren. Dies ermöglicht es der Botschaft, in Krisen- und sonstigen Ausnahmesituationen schnell mit ihnen in Kontrakt zu treten.
Die Angaben des Auswärtigen Amts zur Gefahrenlage sind wichtige Hinweise für die Reiseplanung, für tiefer gehende Reiseplanungen aber häufig insofern nur eingeschränkt verwertbar, als auch hier nicht sofort und für jede Region Gefährdungslagen aufgelistet werden können und das Auswärtige Amt bei seiner Abwägung der Lage auch einer politischen Sorgfalt unterliegt.

Kriseninformationen des Auswärtigen Amts

Ob Entführungen, Bürgerkriege, Flugzeugabstürze oder Naturkatastrophen – sobald sich in der Welt etwas ereignet, wovon Deutsche betroffen sein könnten, wird das Krisenreaktionszentrum des Auswärtigen Amts in Berlin aktiv. Ab sofort stellt der Krisenstab des Auswärtigen Amtes den Industrie- und Handelskammern für deren Unternehmen gezielt und in „Echtzeit“ Informationen über Krisensituationen zur Verfügung.
Neben dem Umgang mit akuten Krisenfällen gehört auch die Vorsorge zu den Aufgaben des Krisenreaktionszentrums. Dazu zählen die Reise- und Sicherheitshinweise, die das Auswärtige Amt für nahezu alle Länder der Welt herausgibt und ständig im Internet aktualisiert.
Neben diesen Hinweisen verfügt das Auswärtige Amt vereinzelt über Informationen, die weder in der Breite veröffentlicht, noch ins Internet gestellt werden können. Diese Informationen werden den Kammern ab sofort zur Verfügung gestellt, damit diese ihre Mitgliedsunternehmen umgehend gezielt informieren können.
Wenn Sie den IHK-Kriseninformationsservice erhalten möchten, senden Sie uns bitte Ihre Interessenbekundung zu. Wir nehmen Sie dann in den Verteiler auf.

Private Sicherheitsunternehmen

Es kann von daher hilfreich sein, bei der Vorbereitung und Durchführung von Auslandsaktivitäten bei Bedarf auch auf Angebote von privaten Informations- und Sicherheitsanbietern zurückzugreifen. Sie stehen in der Regel in einem engen Austausch mit den Sicherheitsbehörden und können darüber hinaus auch auf eigene Büros und ein gutes Netzwerk von Partnern vor Ort zurückgreifen, so dass wir relativ schnell und kostengünstig auch tiefer gegliederte Informationen zu einzelnen Regionen, einer Stadt oder einer Reiseroute liefern können. Dies ist besonders für die Kommentierung von Ereignissen und daraus herzuleitende Empfehlungen wichtig.
Weltweit agierende Sicherheitsfirmen bieten häufig einen umfangreichen Service an, der von Datenbanken mit spezifischen Länderinformationen (Gesundheitsrisiken, regionale Sicherheitslage, NoGo-Areas, Hotelempfehlungen etc.) über Verhaltenstrainings zur Krisenvermeidung bzw. in Krisenfällen, Sicherheitsanalysen für Reisen, Technologieschutz bis hin zu Notfallnummern, Personenschutz und Notfalleinsätzen in Krisengebieten reicht. Häufig arbeiten sie eng mit Versicherungen zusammen oder - in Fällen von Entführungen oder Erpressungen - in enger Kooperation mit dem Bundeskriminalamt, den Landeskriminalämtern oder dem Verfassungsschutz.

Abdeckung von Risiken

Nicht einfach stellt sich für Unternehmen häufig auch die finanzielle Abdeckung von Risiken in Ländern mit hohen Gefährdungslagen dar, da Versicherungen in der Regel Ausschlussregeln für bestimmte Gebiete oder Berufsgruppen vorsehen. Für diese Risiken gibt es allerdings spezielle Versicherungsangebote, die teilweise bis zu Lösegeldversicherungen reichen.
Umfassende und regelmäßige Informationen zu sicherheitsrelevanten Fragen speziell für die Wirtschaft bieten darüber die  Allianz für Sicherheit in der Wirtschaft Norddeutschland e.V. und regionale Kooperationen wie die Sicherheitspartnerschaft gegen Wirtschaftskriminalität in Niedersachsen, in der seit 2000 das Land Niedersachsen, die IHKs, die HWKs und der VSWN zusammengeschlossen sind. Ziel dieser Arbeitsgemeinschaften und den ihnen angeschlossenen Institutionen, Verbänden und Unternehmen ist es, mit Beratungen, Veranstaltungen und einem intensiven Informationsaustausch präventiv gegen die verschiedensten Formen der Wirtschaftskriminalität anzugehen und Schäden vorzubeugen.
Um Schadensfälle zu vermeiden bzw. im Schadensfall schnell reagieren zu können, empfehlen Experten, sich in Unternehmen bereits vor dem Eintreten eines Schadensfalls mit dem Thema Reisesicherheit zu beschäftigen und bereits im Vorfeld und je nach Gefährdungsniveau gegebenenfalls auch unter Einbeziehung der Beratergruppe des Landeskriminalamtes, Versicherern und anderen externen Beratern ein Krisenmanagement einzurichten. Dieses sollte neben der Analyse der jeweiligen Risiken und Hilfestellungen bei der Reisevorbereitung vor allem auch die Benennung von zuständigen Ansprechpartnern im Krisenfall, einen Notfallplan mit klar definierten Verständigungswegen und Erreichbarkeiten sowie präventive Vorkehrungen wie Verhaltenstrainings zur Schadensvorbeugung oder für den Notfall umfassen.