e-Vergabe: Schwierige Geburt und viele Portale

Unternehmen, die sich auf öffentliche Aufträge bewerben, treffen in Zukunft vermehrt auf digitale Verfahren. Die vollelektronische medienbruchfreie Auftragsabwicklung – eVergabe – nimmt langsam Fahrt auf. Auf Bundesebene sowie auf überregionaler und kommunaler Ebene entstehen Plattformen beziehungsweise Angebote, die allerdings nicht nur zur Übersichtlichkeit und Vereinfachung im Öffentlichen Auftragswesen beitragen. 

Die eVergabe gehört oftmals zu einem der ersten Projekte, die im öffentlichen Sektor, wie Landesbehörden und Kommunen, unter dem Begriff „E-Government“ als Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Angriff genommen werden. Von der Bedarfsermittlung, über die Bekanntmachung, die rechtsverbindliche Angebotsabgabe mittels digitaler Signatur, die Angebotseröffnung, die Prüfung und Bewertung, den Zuschlag und die Durchführung bis hin zur Rechnungsabwicklung erfolgt der Prozess komplett digitalisiert. Deshalb führt die eVergabe in erster Linie zu Prozessänderungen in den Behörden als bei den Unternehmen, wie bei einem Eisberg, bei dem ungefähr 90 Prozent der Masse unter der Meeresoberfläche zu finden ist.

Unternehmen können schon jetzt von verschiedensten Anbietern per Online-Service über Bekanntmachungen informiert werden. Ebenso werden Vergabeunterlagen von den Vergabestellen im Internet als download zum Herunterladen angeboten. Durchaus üblich ist es auch, dass Unternehmen bei der Angebotsabgabe einen digitalen Datenträger zur weiteren Verarbeitung abgeben. Neben der Integration dieser Vorgänge ist für Unternehmen die entscheidende Optimierung die Online-Bieterkommunikation. Die meisten Vergabeplattformen sehen ein Bietertool vor. Hat zum Beispiel im Vorfeld der Abgabe ein Bieter eine inhaltliche Frage, die die Vergabestelle im Hinblick auf optimierte Angebote beantworten möchte, so kann sie die Antwort gleichzeitig online allen Interessenten zur Verfügung stellen.

Den rechtlichen Rahmen bietet die Vergabeverordnung (VGV), die bereits in der Version von 2001 eVergabe zulässt. Im Jahr 2007 wurde von den Spitzenverbänden der deutschen Wirtschaft mit dem Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums ein Stufenplan zur Einführung durchgängiger elektronischer Vergabeverfahren vereinbart. 2010 ist seine letzte Stufe erreicht, mit der für alle Bundesministerien und nachgeordneten Behörden nur noch elektronische Angebote für alle Branchen zugelassen werden sollen.

Auf Bundesebene kauft das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern – nach dem Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung der zweitgrößte Einkäufer des Bundes – Waren und Dienstleistungen für 26 Bundesbehörden, vom Bund finanzierte Stiftungen sowie international tätige Organisationen mit einem jährlichen Gesamtbeschaffungsvolumen von rund 700 Millionen Euro ein. Diese Ausschreibungen werden auf der Vergabeplattform unter http://www.evergabe-online.de/ abgewickelt.

So gut wie jedes Bundesland hat bereits eine eigene eVergabeplattform, wie zum Beispiel Nordrhein-Westfalen, Hessen oder Berlin, oder sie sind gerade in der Umsetzung, wie in Niedersachsen. Zudem entstehen auf kommunaler Ebene in den meisten Großstädten eVergabe-Lösungen, je nach technischem Anbieter mit unterschiedlichen Verarbeitungstiefen. Inwieweit und wie viele weitere Städte ihre eigenen regionalen Angebote entwickeln, ist noch nicht abzusehen. Zusätzlich gibt es überregionale private oder öffentlich-private Anbieter, über die  Vergabestellen ihre Ausschreibungen abwickeln können. Wollen sich Unternehmen in Zukunft weiterhin an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen, müssen sie sich mit diesem Flickenteppich auseinandersetzten.

aktualisiert 4/2010