Die Beschaffung durchläuft die folgenden Phasen:

Ermittlung des Bedarfs:

Am Anfang jeder Ausschreibung steht ein Beschaffungsziel. Der öffentliche Auftraggeber ermittelt den Bedarf für eine Leistung oder ein Produkt und formuliert diesen. Im Anschluss daran sind die Investitions- und Folgekosten des Auftrags zu schätzen und die Finanzierung zu klären. Erst wenn der Bedarf festgestellt und dessen Finanzierung gesichert ist, startet die Beschaffungsstelle das Verfahren.

Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit:

Da Bund, Länder und Kommunen für ihre Beschaffungstätigkeit Steuern und
Abgaben aufwenden, sind sie gehalten, Aufträge nur an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu vergeben. Die Vergabestellen wollen ihre Aufträge in erster Linie an Unternehmen vergeben, die zur Leistungserfüllung in der Lage sind. Die Teilnehmer an einem Ausschreibungsverfahren sollten darüber hinaus persönlich zuverlässig sein; daher müssen die Angebote der teilnehmenden Unternehmen geprüft werden. Es liegt im Ermessen der Vergabestelle, welche Kriterien zur Überprüfung von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit herangezogen werden.

Vergabeunterlagen:

Die Vergabeunterlagen bestehen aus dem Anschreiben Das Anschreiben entspricht der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes und gibt einen Überblick über die geforderten Eignungsnachweise sowie die einzuhaltenden Fristen und die Akzeptanz von Nebenangeboten.

Die Verdingungsunterlagen enthalten einen fachlichen Teil - die Leistungsbeschreibung - und einen rechtlichen Teil mit Bewerbungsbedingungen und Allgemeinen Vertragsbedingungen.

Die gewünschte Leistung muss in einem Leistungsverzeichnis so beschrieben werden, dass sie von allen Bewerbern verstanden werden kann und die Angebote miteinander verglichen werden können. Die Leistungsbeschreibung gibt daher einen umfassenden Überblick über das Vorhaben, unter anderem mit den auszuführenden Leistungen, den örtlichen Verhältnissen und dem zeitlichen Ablauf der Leistungen.

Die Beschreibung enthält die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Ausführungsunterlagen, wie Arbeitsaufträge und die vom Auftragnehmer aufzustellenden Unterlagen (Zeitpläne, Dokumentationen). Je nach Art und Umfang des ausgeschriebenen Produktes oder der Dienstleistung sollte die Vergabe in mehreren Teilleistungen (Teil- oder Fachlose) erfolgen. So können auch kleine und mittlere Unternehmen teilnehmen, die beispielsweise nur geringe Stückzahlen oder Teilleistungen anbieten können.

Ein wichtiger Bestandteil der Verdingungsunterlagen sind die Zuschlagskriterien.

Veröffentlichung:

Europaweite Ausschreibungen müssen von der Vergabestelle zwingend im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (Tenders Electronic Daily - TED) veröffentlicht werden. Online-Formulare für diese Vergabebekanntmachungen können unter http://simap.europa.eu online abgerufen werden.

Nationale öffentliche Ausschreibungen können in unterschiedlichen Medien von der lokalen Tageszeitung bis hin zu Bekanntmachungsportalen im Internet veröffentlicht werden. Gibt es spezielle Regelungen eines Bundeslandes sind diese zu beachten.

Fristen - von der Angebotsabgabe bis zum Zuschlag:
In den Vergabeunterlagen müssen die Fristen für die Bearbeitung und Abgabe der Angebote enthalten sein. Das Vergaberecht gibt vor, wann Teilnahmeanträge oder Angebote eingereicht werden können.

Die Anforderungsfrist sagt aus, dass bis zum genannten Termin die Ausschreibungsunterlagen angefordert werden müssen. Innerhalb der Teilnahme- oder Bewerbungsfrist muss der Teilnahmeantrag eingereicht worden sein. Mit der Angebotsfrist wird die Zeit definiert, die dem Bieter zur Erstellung und Einreichung des Angebotes zur Verfügung steht. Die Bindefrist umfasst den Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Sie beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist.

Innerhalb der Zuschlagsfrist befindet sich das Vergabeverfahren zwischen dem Ende der Angebotsfrist und der Entscheidung über den Zuschlag. Binde- und Zuschlagsfrist sind identisch und so knapp wie möglich zu bemessen. Die Ausführungsfrist entspricht der Zeitspanne, in welcher der Auftrag ausgeführt wird. Sie sollte ausreichend bemessen sein.

Im Unterschwellenwertbereich sind keine Teilnahme- und Angebotsfristen definiert: die Frist muss lediglich ausreichend sein. Die Bewertung über die Angemessenheit der Fristen obliegt der ausschreibenden Stelle. Allerdings werden zehn Kalendertage üblicherweise als Minimum angesehen. Die Fristen können sich daher im nationalen Bereich von Ausschreibung zu Ausschreibung unterscheiden.

Bei EU-weiten Ausschreibungsverfahren gibt es weniger Spielraum bei der
Bestimmung der Fristen. Je nach Verfahrenstyp gelten für die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten unterschiedliche Fristen. Sie werden ab Absendung der Bekanntmachung berechnet, das heißt, sie gelten nicht ab dem Veröffentlichungsdatum. Feiertage, Sonntage und Sonnabende werden mitgezählt.

Fristenverkürzung: Bei elektronisch erstellten und übermittelten Bekanntmachungen können die Fristen um sieben Tage verkürzt sein. Haben die Unternehmen die Möglichkeit, die Verdingungsunterlagen komplett elektronisch abzurufen, so verringern sich die Fristen um weitere fünf Tage.

Prüfung und Bewertung:

Wer sich erfolgreich um öffentliche Aufträge bewerben möchte, unterwirft sich automatisch dem strengen Formalismus der Angebotswertung. Die Wertung läuft in vier Stufen ab. Nach Ablauf der Angebotsfrist findet die Verhandlung zur Öffnung der Angebote statt.

Erst dann folgt die formale und inhaltliche Prüfung und Wertung.

Im nächsten Schritt prüft die Vergabestelle anhand der geforderten Nachweise die Eignung der Bieter. Während es im dritten Schritt des Wertungsverfahrens um die Angemessenheit der Preise geht, führt erst die vierte Stufe zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes. Schlussendlich wird das Unternehmen Gewinner des Ausschreibungsverfahrens, welches die drei ersten Stufen „bestanden“ hat und die Zuschlagskriterien bestmöglich erfüllt. Eine erneute Eignungsprüfung der Bieter ist nicht zulässig. Der Preis allein ist nicht entscheidend für die Zuschlagserteilung.

In den ersten drei Wertungsstufen findet lediglich eine Prüfung dahingehend statt, ob alle geforderten Kriterien erfüllt sind. In der letzten Wertungsstufe berücksichtigt die Vergabestelle hingegen erstmals qualitative Kriterien. Dabei kann es sich um Qualität, Betriebs- und Folgekosten, Umwelteigenschaften oder Serviceleistungen handeln. Aber auch Liefer- beziehungsweise Ausführungszeiten und der Innovationsgehalt können von Bedeutung sein. Erfahrungsgemäß spielt jedoch der Preis die herausragende Rolle.

Bieterinformation:

Bei EU-Vergabeverfahren erhalten gemäß § 13 VgV alle nicht berücksichtigten Bieter vor der Zuschlagserteilung eine Benachrichtigung darüber, wer den Zuschlag erhalten soll. Ebenso wird der Grund angegeben, warum das eigene Gebot nicht berücksichtigt werden konnte.

Im nationalen Bereich werden die Unternehmen erst nach Zuschlagserteilung und nur dann informiert, sofern sie dies durch Beifügen eines adressierten und frankierten Briefumschlages bei Angebotsabgabe schriftlich beantragt haben.