Die öffentlichen Auftraggeber dürfen die Art der Vergabe nicht frei wählen, sondern müssen der Hierarchie der Vergabeverfahren folge leisten.

An erster Stelle steht die öffentliche Ausschreibung. Dieser folgt die beschränkte Ausschreibung. Danach kommt die freihändige Vergabe. Jede Abweichung von dieser Rangordnung ist zu begründen. Durch dies Abfolge soll ein möglichst breiter Wettbewerb und transparente Vergabeverfahren geschaffen werden. 

Öffentliche Ausschreibung/Offenes Verfahren

Vorrangig sind die öffentlichen Auftraggeber zur öffentlichen Ausschreibung als
nationalem Verfahren oder dem offenen Verfahren als EU-Verfahren verpflichtet, da es Gewähr für einen möglichst breiten Wettbewerb bietet.

Alle Unternehmen, die über die vom Auftraggeber geforderte Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen, können sich an der Ausschreibung durch die Abgabe eines Angebotes beteiligen. Eine Beschränkung der Teilnehmerzahl ist nicht vorgesehen.

Der zu vergebende Auftrag ist vom öffentlichen Auftraggeber nach strengen Form- und Fristvorschriften öffentlich bekannt zu machen.

Beschränkte Ausschreibung/nicht offenes Verfahren

Bei einer beschränkten Ausschreibung trifft der öffentliche Auftraggeber bereits vorab eine Auswahlentscheidung. Nur diejenigen Unternehmen, die der Auftraggeber auffordert, dürfen ein Angebot abgeben.

Beschränkte Ausschreibungen laut VOL/A und VOB/A § 3 sollen allerdings nur stattfinden,

• wenn es nur wenige geeignete Unternehmen gibt,
• eine öffentliche Ausschreibung einen zu hohen Aufwand verursachen würde,
• wenn eine vorangegangene öffentliche Ausschreibung nicht zu einem wirtschaftlichen Ergebnis geführt hat, oder
• wenn andere Gründe, wie eine besondere Dringlichkeit oder Geheimhaltung vorliegen.

Einer beschränkten Ausschreibung kann ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet sein. Unternehmen werden öffentlich aufgefordert, ihr Interesse zunächst zu bekunden, die geforderten Kriterien zu erfüllen und die verlangten Nachweise einzureichen.

Aus den eingehenden Teilnahmeanträgen wählt der öffentliche Auftraggeber im zweiten Schritt eine Anzahl von geeigneten Unternehmen aus, die dann die eigentlichen Ausschreibungsunterlagen erhalten und ein Angebot abgeben können.

Bei nicht offenen Verfahren (europaweite Verfahren) ist ein vorheriger öffentlicher Teilnahmewettbewerb sogar zwingend vorgeschrieben. 

Freihändige Vergabe/Verhandlungsverfahren

Die freihändige Vergabe beziehungsweise das Verhandlungsverfahren nach EU-Nomenklatur bedeutet, dass öffentliche Aufträge weitestgehend formlos ohne einen breiten Wettbewerb vergeben werden können. Der Auftraggeber kann sich direkt an ausgewählte Unternehmen wenden und diese zur Abgabe eines Angebots auffordern.

Allerdings ist dieses Verfahren nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa

• bei dringlichen Leistungen,
• beim Vorliegen von gewerblichen Schutzrechten wie Patenten,
• bei geringfügigen Nachbestellungen oder der Lieferung von Ersatzteilen,
• oder falls nur ein Unternehmen in der Lage ist, den Bedarf zu decken.

Die Vergabeentscheidung muss weiterhin dem Gebot der Wirtschaftlichkeit
entsprechen.

Zusatz

In jedem Bundesland gibt es für Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte Wertgrenzen, bis zu denen ohne Einzelfallprüfung eine beschränkte
Ausschreibung oder eine freihändige Vergabe erfolgen kann.

Die aktuelle Tabelle finden Sie in der Rubrik „Regelungen in den Bundesländern“.