E-Mails oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, müssen seit dem 1. Januar 2007 Angaben über die Rechtsform, den Sitz, das Registergericht, die Registernummer und zum Beispiel die Geschäftsführer enthalten.

Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen seit dem 1. Januar 2007 in ihren E-Mails, Faxen, Postkarten oder anderen Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen (zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Angeboten und dergleichen) Angaben über 

• die Rechtsform
• den Sitz
• das Registergericht
• die Registernummer
• und – wie z.B. im Fall der GmbH - über die Geschäftsführer machen.

 
Nach herrschender Meinung war das zwar bisher schon so, die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften bezogen sich allerdings nur auf Geschäftsbriefe. Durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurde nunmehr in den gesetzlichen Vorschriften (§§ 37 a, 125 a HGB, § 35 a GmbHG, § 80 AktG, § 25 a GenG) klargestellt, dass diese besteht.

Eine Ausnahme gilt nur für Schreiben, die keine Geschäftsbriefe ersetzen, wie zum Beispiel E-Mails, die nur der internen Kommunikation dienen und Mitteilungen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt werden müssen.

Eine Übersicht, welche Angaben jeweils zu welcher Rechtsform zu machen sind, finden Sie hier.

Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, sind von den genannten Vorschriften nicht betroffen. Aber auch für sie wird sich, allerdings erst ab dem 22. Mai 2007, etwas ändern. Während sie bislang gemäß § 15b GewO auf allen Briefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, ihren ausgeschriebenen Vor- und Zunamen angeben müssen, muss ab dem genannten Stichtag auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden.


Petra Mitschke, mitschke(at)hannover.ihk.de

31.01.2007