Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen müssen gesetzliche Vorschriften beachtet werden. Zwar sind Erklärungen ohne diese Angaben nicht ungültig. Es ist aber nicht ausgeschlossen, dass Geschäftspartner im Einzelfall unter Berufung auf einen Gesetzesverstoß Verträge anfechten oder Ersatzansprüche geltend machen.

In der graphischen Gestaltung Ihrer Geschäftsbogen sind Sie zwar frei, die Gewerbeordnung und das Handelsgesetzbuch schreiben aber einige zwingende Angaben vor. Werden diese Angaben nicht gemacht, kann das zu Problemen in der Abwicklung von Verträgen mit Geschäftspartnern führen. Hinzu kommt, dass die Registergerichte die Beifügung der Pflichtangaben durch Festsetzung von Zwangsgeldern durchsetzen können. Die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben sollen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich über die wesentlichen Verhältnisse eines Unternehmens informieren zu können. Sie sind auf allen Geschäftsbriefen zu machen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden bzw. auf allen Mitteilungen, die geeignet sind, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen Geschäftspartnern herzustellen. Auch Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe in diesem Sinne. Nicht notwendig sind die Angaben auf Mitteilungen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben einzufügen sind oder auf Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis, z. B. Zeitungsanzeigen, Werbeschriften und Postwurfsendungen. Üblicherweise werden die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes abgedruckt. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es nicht

Welche Angaben Sie im Einzelfall machen müssen, richtet sich nach der Rechtsform, in der Sie Ihr Unternehmen betreiben. Für die unterschiedlichen Rechtsformen sind folgende Angaben vorgeschrieben:

Nicht in Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen: Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft): Familiennamen aller Gesellschafter mit jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen: Firma mit Rechtsformzusatz (e. K., e. Kfr./Kfm. oder ausgeschrieben "eingetragene/r Kauffrau/mann"), Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer.

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG): Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Registernummer.

OHG und KG, wenn keine natürliche Person haftet (z. B: GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG): Neben den für die OHG und KG zwingend vorgeschriebenen Angaben sind die Firmen der Gesellschafter und die für die Gesellschafter (z. B. GmbH, AG) vorgeschriebenen Angaben zu machen.

GmbH: Firma wie im Handelsregister eingetragen, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen. Wenn ein Aufsichtsrat gebildet ist dessen Vorsitzender mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen. Wird die Gesellschaft abgewickelt, die Liquidatoren mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen sowie ein Hinweis auf die Liquidation (in der Regel "i. L.").

Aktiengesellschaft: Firma wie im Handelsregister eingetragen, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Registernummer, alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muss als solcher gekennzeichnet werden. Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, muss darauf hingewiesen und alle Abwickler und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit jeweils ausgeschriebenen Vor- und Zunamen genannt werden.

Zweigniederlassungen einer GmbH/Aktiengesellschaft mit Hauptsitz im Ausland:
Angaben wie oben zum Hauptsitz der GmbH/AG, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht und das Registergericht und die Registernummer der Zweigniederlassung.

Zum Schluss noch ein Tipp: E-Mails sind im geschäftlichen Verkehr in der Zwischenzeit wegen ihrer Kosten und Schnelligkeit weit verbreitet. Auch sie fallen in den Anwendungsbereich über die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen.

Petra Mitschke, E-Mail: mitschke@hannover.ihk.de

07.09.2004